新しい人を迎える前に
現在、代表の近藤が運営するFMP社会保険労務士事務所では、業務拡大に伴い、新たなスタッフの採用を予定しています。
新しい人に、これまでの仕事をそのまま渡すだけでよいのだろうか。そう考え、採用の準備とあわせて業務の棚卸しを進めています。
これまでの仕事を、そのまま引き継がない
長く続けている業務には、「以前からこの方法だから」という理由で残っているものがあります。同じ情報を何度も入力したり、以前の書類を複製したり、担当者の記憶だけで期限を管理したりしていることもあります。
そこで、次のような視点で一つひとつ確認しています。
- そもそも、今後も必要な業務なのか
- 同じ情報を何度も入力していないか
- 手順をもっと簡単にできないか
- 特定の人しか分からない業務になっていないか
- システムやAIで自動化できないか
- 在宅でも進められる仕事にできないか
不要な仕事はやめ、重複する作業はまとめ、定型的な作業はできるだけ仕組みに任せる。整理してから新しい人へ渡すことで、分かりやすく、ミスの起きにくい仕事にしたいと考えています。
メールやチャットの依頼を、案件として管理する
社労士事務所には、入退社の手続き、給与計算、労務相談など、さまざまな依頼がメールや複数のチャットツールから届きます。資料や回答を待つ案件もあり、連絡を読んだだけでは仕事が完了したとは限りません。
そこで、ChatGPT Workを活用し、メールやチャットから対応が必要な案件を整理する仕組みを作りました。さらに、案件を期限ごとに管理し、対応する時期に知らせるアシスタントシステムも作成しています。
すべてをAIに任せるのではなく、「覚えておかなければならない仕事」を減らし、人は確認や判断が必要な仕事に集中するための仕組みです。
小さな定型業務も見直す
書類を郵送するときの送付書も、繰り返し発生する定型業務です。以前の書類を複製する方法では、前の宛名や書類名が残る危険もあります。
そこで、Claude Codeを使い、必要な情報を入力すると送付書を作成できるシステムを作りました。一つひとつは小さな改善ですが、時間の短縮だけでなく、入力間違いや確認漏れの防止にもつながります。
在宅でも働きやすい仕事の仕組みへ
今回の採用では、育児などの事情があっても、在宅で力を発揮できる働き方を取り入れたいと考えています。
在宅で仕事を進めるには、口頭の指示や担当者の記憶に頼らず、手順、期限、担当者、保存場所、確認方法を明確にする必要があります。これは在宅で働く人だけでなく、事務所で働く人にとっても、担当者が休んだときに対応しやすい仕組みになります。
AIで人を減らすのではなく、人が働きやすい仕組みをつくる
今回の業務見直しや自動化は、人を減らすためのものではありません。新しい人を迎え、無理なく力を発揮してもらうための準備です。
転記、定型書類の作成、期限の確認などを仕組みに任せることで、人は確認、判断、対話、顧客への支援など、人にしかできない仕事に時間を使えるようになります。
まずはFMP社会保険労務士事務所で実践し、試行錯誤を重ねます。株式会社SmartWomanでは、そこで得た経験を、業務の属人化、人手不足、引継ぎ、在宅勤務などに悩む中小企業の皆さまへの支援にも生かしてまいります。